Zeitmanagement

12. Januar 2018 11:56; Akt: 12.01.2018 11:59 Print

11 Tipps, um den Tag effizient zu nutzen

Ihre To-do-Liste wird immer länger und Sie immer müder? Wir verraten Tricks, wie Sie 2018 schneller und entspannter Ihre Ziele erreichen.

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To-do-Listen sind nur halb so effizient, wie sie scheinen: Oftmals pickt man sich nur die angenehmen Aufgaben heraus, bevor man den Rest wieder aufschiebt. Besser: Tragen Sie alle Aufgaben direkt in den Terminkalender ein, mit entsprechenden Zeitangaben. Das schafft Platz im Kopf und führt schneller ans Ziel. Definieren Sie jeden Abend, was die wichtigste Aufgabe des nächsten Tages sein soll. Fokussieren Sie sich dann bestens gleich am Morgen darauf, so kommt nichts Unerwartetes dazwischen. Nichts ist motivierender, als vor dem Mittagessen schon das wichtigste Tagesziel erreicht zu haben. 1440 Minuten haben wir täglich zur Verfügung. Schon in einer davon können wir viel erledigen: 30 Liegestützen, ein E-Mail an die Tante schreiben oder die Geschirrmaschine ausräumen. Planen Sie daher im Minuten-Ansatz, das macht produktiver als klassisches Stunden-Denken. Ob Kundenfeedback, Terminanfrage oder Ferienplanung: Es vergeht kaum eine Stunde ohne neue Mitteilungen in der Mailbox. Diese ständigen Unterbrechungen stören die Produktivität. Schauen Sie deshalb nur dreimal täglich in die Inbox, beantworten Sie wichtige Mails gleich und sortieren Sie den Rest nach Dringlichkeit. Wen wollte man noch gleich anrufen? Wer sich Termine und andere Dinge im Kopf merken muss, strengt sich unnötig an - und läuft Gefahr, Wichtiges zu vergessen. Besser ist es, ein Notizbuch dabeizuhaben und Aufgaben und Deadlines immer gleich aufzuschreiben. Das beruhigt und hilft, Gedanken besser zu sortieren. Nutzen Sie die Zeit nach dem Aufwachen für feste Routinen, um die Weichen für einen produktiven Tag zu stellen. Joggen, Lieblingsmüesli, Lesen oder Yoga: Gönnen Sie sich etwas, das Ihnen Energie und Motivation für den Tag schenkt, auch wenn es nur 5 Minuten sind. Den ganzen Tag hoch konzentriert zu sein, ist fast unmöglich. Eine Abwechslung von 25 Minuten absoluter Konzentration und 5 Minuten Pause hat sich gemäss Produktivitätsforschern als bestes Intervall erwiesen, um über längere Zeit Leistung zu bringen. Ihr neues Mantra heisst ab sofort: Was ich in 5 Minuten erledigen kann, tu ich sofort! Es schwirrt Ihnen sonst den ganzen Tag im Hinterkopf und kostet unverhältnismässig viel Zeit und Energie. Aufgaben mehrmals anzufangen, ohne sie richtig zu beenden, kostet mindestens so viel Energie wie sie ganz zu verdrängen. Wenn eine Sache länger als 5 Minuten dauert und Sie gerade keine Zeit dafür haben, lassen Sie diese unangetastet und tragen Sie sie in den Kalender ein. Einmal angefasst, beenden Sie den Task. Das gilt auch für E-Mails. Eine Regel beschreibt, dass 80 Prozent einer Aufgabe oftmals mit nur 20 Prozent des Gesamtaufwandes erledigt werden. Das heisst, dass wir für die restlichen 20 Prozent oftmals zu viel Energie und Zeit verschwenden. Konzentrieren Sie sich daher auf das Wichtige: Manchmal ist es besser, etwas gut zu erledigen, als alles perfekt machen zu wollen. Alles erledigt? Noch nicht ganz: Nachts sind Sie an der Reihe. Gönnen Sie sich jetzt so viel Ruhe wie möglich und schalten Sie Ihr Smartphone aus - so erholt sich Ihr Gehirn für die Aufgaben des nächsten Tages.

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Was ist Ihr Trick, um möglichst produktiv voranzukommen? Verraten Sie es uns im Talkback und helfen Sie anderen Leserinnen und Lesern!

(Red)